《Word教學之超神奇「合併列印」》
什麼是「合併列印」呢？
這是個非常好用的功能，如果會使用的話，就能事半功一百倍；若不懂它妙處的人，就只能把資料一個個辛苦的「複製、貼上」，會做到死耶！
舉例如下：
假設要製作「證書」一百份。通常我們會有一份「名單」，裡面記載了領證者的資料，如姓名、證書字號……等等；另還需要一個「證書格式」的檔案。
如果不懂合併列印的人，只能把姓名啦、證書字號啦等資料，逐筆「剪下、貼上」到證書格式的檔案裡。
而且一張證書通常不止一筆資料，可能要弄個五、六次。也就是說一百張證書要「剪下、貼上」五、六百次哦！算一算這要花多少時間啊！
但使用合併列印的話，只要一分鐘不到就可以完成了呢！
（神奇了吧！想學嗎？呵呵呵……答案明天再揭曉啦！）
而我又是為什麼開始使用「合併列印」的呢？
話說我到學校工作約半年後，遇上了「招生考試」作業。這時教務處要我們各單位自行製作給考生的第二階段「通知單」。每張通知單上都有「准考證號、考生姓名和流水號」（流水號是我們自己編的，方便作業）這三筆資料，要寄發的考生有一百多位。
如果我用「剪下、貼上」的方法，就要做三百多次，可是教務處叫我們隔天就要交寄。通知單做好還要列印出來、蓋章、裝信封。嗚嗚嗚……我會死啦！
中午回家前，我想到曾經在家裡某本「Word」教學的書上看過「合併列印」的功能，好像就是用在這上面的。可是我以前從來沒有需要，所以也沒去理會它，這下子非得弄懂不可啦！於是趁著中午回家吃飯把那本書找出來，下午到辦公室時就開始研究如何操作了。
這時S老師看到了，便叫我「不要在那邊弄這些有的沒的，還是用老方法『剪下、貼上』吧」……
可能他認為與其花時間去研究一個沒用過的功能，或許還研究不出來；倒不如趕快用傳統方法做一做比較實際。
我才不要咧！一百多份資料耶！而且我不信我研究不出來。
後來我試了幾次，終於讓我搞懂怎麼用了。那天也很順利的把通知單做完，而且自此後我受用無窮哩！
之後如遇學生要做證書、通知單什麼的，我都很熱心的教他們。後來一位學生也想學，但她是用Office2003，我是用Office2000（現在也還是這樣，就是個人習慣囉！我很懶得改變的……），我也答應會研究一下Office2003如何操作再教她（2003和2000略有不同）。後來她都畢業了，我還是「沒空」去研究。
但不知為什麼，這件事一直記在心上，總覺得好像欠了人家什麼的。雖然可能她本人都不記得了，但我還是記得哩！如今藉著部落格把這個「合併列印」的秘訣大公開啦！
操作步驟如下：
一、先設定好一份「空白文件」的樣式（檔案範例《主文件》）
要插入資料的部分，不必預留空格
檔案範例《主文件》
範例中，假設要在「橘色」的部份做資料的替換（完整版證書如《想合併的結果》）
檔案範例《想合併的結果》
二、製作需要套用欄位的「名單」（檔案範例《名單》）
請注意：名單需用「表格」方式，而且一定要有「標題列」（姓名、班級那類的）
檔案範例《名單》
三、操作步驟：
1.工具→信件與郵件→合併列印
2.步驟1/6：選取文件類型→信件（檔案範例《步驟1_選取文件類型》）
3.步驟2/6：選取開始文件→目前使用文件
4.步驟3/6：選擇收件者→使用現有清單→瀏覽→選擇《名單》這個檔案
（檔案範例《步驟3_選擇收件者》）
5.步驟4/6：寫信→其他項目（這裡稍複雜一點點而已啦！）
插入合併欄位→資料庫欄位
在需要合併「證號、姓名、班級」處一一插入（檔案範例《步驟4_寫信之插入欄位》）
比較麻煩的是要「一項一項」插入，不過應該也還好
註：若名單是Excel檔也可以
6.步驟5/6：預覽信件。基本上可跳過不理，但可以先看看結果囉！
（檔案範例《步驟5_預覽信件》）
7.步驟6/6：完成合併→編輯個別信件→合併到新文件→選「全部」
8.記得存檔啊！（合併出來結果的檔名會預設為《信件1.doc》））
9.恭喜自己合併成功啦！（檔案範例《合併結果》，這是其中的兩頁）
檔案範例《步驟1_選取文件類型》
檔案範例《步驟3_選擇收件者》
檔案範例《步驟4_寫信之插入欄位》
檔案範例《步驟5_預覽信件》
檔案範例《合併結果》
四、如果不滿意合併的結果，沒關係，馬上放棄「信件1」這個檔案，再重做一次就好啦！
五、注意看哦：
在步驟4/6裡插入的欄位，會出現<<姓名>>這樣有『< >』灰色的文字（點下去才會出現灰灰的），那是系統產生的，而不是我們自己打出來的唷！（參考圖片《灰灰》）
如果有特殊需求（如：字體加粗、套顏色、改字型……等），可以趁這個時候在這邊先做設定。
為求辨識，先改為「橘色、36點、娃娃體」（參考圖片《特殊設定_辨識用》）
神奇的合併結果啦……哈哈！（參考圖片《特殊設定_辨識用之合結果》）
檔案範例《灰灰》
檔案範例《特殊設定_辨識用》
檔案範例《特殊設定_辨識用之合結果》
當然囉！聰明的人馬上就可以聯想到，如果要製作寄信時用的「地址標籤」，也可以用合併列印哦！
但是做標籤另有一小處不同的地方，嗯嗯……賣個關子，下次再教囉！
如果到這裡了，還是不懂「合併列印」要怎麼操作，那麼……
建議你多看三四五六七八次，也再操作個三四五六七八次，就能上手啦！不然就……
自己慢慢剪下、貼上……認命吧！
註：
版權所有，轉載必究！
不過如果覺得合併列印很實用，就請幫忙推廣囉！
妳簡直是【word之神】ㄚ！居然還出教學版，佩服！佩服！對我們平常不太使用列印功能的人，真是【暗夜明燈 】ㄚ！我會好好研究一下！有那麼好用的功能真是太棒了！希望有看到這篇的人，用心看一下！對大家很有助益！不要再用那種原始人的方法了！
『原始人的方法』…哈哈！說的真好…我還不好意思講呢！ 既然你自己都承認了…那好吧！自首無罪囉！ 還有，「Word之神」不敢當，只是因為工作上常要用到文書處理，所以也不得不學呀！ 我一直在「推廣」嘸蝦米和合倛列印，可惜都沒什麼人要理我 唉！這麼簡單又能幫助工作效率的方法，為什麼大家就是不肯花點時間去學呢？
完全看不懂= ="，等要用到的時候再來研究
看不懂…是因為我寫的讓人看不懂嗎？ 嗚嗚…我好傷心唷！
救命啊 我正在使用合併列印 可是我要把抓進來的數值取到小數點第二位 怎麼弄啊? 再兩小時就要發年終了…慘…
不好意思…因為今天在打掃，所以並沒有上網 現在告訴妳，應該來不及了吧… 不過我想你以後還是會用到吧，所以還是教教妳囉！ 一、在excel檔那邊，先把那數字那欄／列，都設成小數點第二位 二、那那欄／列全部選取，然後到格式→儲存格→數值 三、選「文字」 這樣合併到word後就只會到小數點第二位了 我已經試驗過了，是ok的哦！ 祝妳以後工作順利，使用合併列印愉快！ 並祝新年快樂！
雖然已經來不及了 但我以後還是有很多要用到的機會 所以謝謝你 你幫了我一個大忙!!
呵呵…有幫到你，我也很高興啊！ 如果有機會的話，也請妳要再教教別人哦！ 讓我們一起來推廣「合併列印」吧！～～～ （搞笑一下啦！）
@@" 重點是我懶的去研究啦!!因為用不到所以不想弄懂這種心態你應該懂吧!!
是哦…我還以為你會常用說… 你不用印什麼薪資資料給外勞嗎？
我們公司外勞也沒幾個.....
說哪咪多!看不懂啦!也用鼻到~ 親愛滴腰傷好了迷有呢?? 新春愉快唷
是哦…我還以為有很多個呢！
好吧…如果用不到的話，那就… 至少有人說他有受用啦！ 腰痛好多了，謝謝！
請問大大"標籤"怎麼用？QQ剛試了一下，沒辦法在一個頁面內，讓他一直有順序的列出名單...，煩請大大指點..3Q
假設你是的名單裡是這樣的： 姓名 住址 訂貨量 張三 台北市 1 李四 台中市 2 陳五 台南市 3 趙六 宜蘭市 4 你是不是碰到「第一頁全部都是『張三』，第二頁全都是『李四』……」 這樣的問題呢？ 關於這個問題嘛，很簡單 交一百塊來，我就教你啦！ 哇哈哈哈！
哈，我用好了!!不管怎樣還是謝謝你的 blog 教學~3Q
蝦米！ 你已經解決了哦？ 那……那… 那我的問題怎麼辦？ 到底如何在留言時貼圖呢？
２００７ｏｆｆｉｃｅ合併列印與２０００一樣嗎？
不好意思 我沒有用過Office 2007 所以無法回答唷！
感謝回覆.再請教專家下述問題:我的工作不定期要寄送一定數量之信件.給住戶.內容要有住戶抬頭.信封住址都不一樣.當然每一次用手工複製.或用剪刀剪址.名.再貼上信封.如此完工經常通宵達旦.上述過程.可以使用合併列印嗎?
您的情況完全就是需要用合併列印來解決啦！ 只要在「第一次」時，比較辛苦一點將客戶資料（姓名、地址等）打好 （如果本來就有電子檔，那就只有稍整理一下即可） 再花些許時間，熟悉合併列印的操作方法 將信以後就可以事半功Ｎ倍了 如果你是用Office 2007，我覺得基本上應該是差不多 （之前我是用Office 2000，但2000和2003其實也沒差多少） 因為身邊沒人在使用Office 2007，所以我也無法試驗 不然你自己先試著操作看看吧！ 加油啊！
非常感謝您.我是在知識搜尋.看到您的文章.算是遇到了伯樂.
如果有幫助到你，那也不枉我花了那麼多時間去弄這篇文章了 祝你成功囉！
好像很好用耶！ 不過好像用不到，懶的學‧‧‧
沒關係，通常都是有用的人才會想學啊！ 我只是想要分享一下而已，畢竟真的有幫到一些人呢！這樣我就開心了～
我會了~~ 謝謝 ^^
很高興有幫到妳～
此合併列印是Office2007嗎?2003與2007使用方法一樣否，謝謝，期盼回覆
你好： 我示範的版本是Office 2003的 至於Office 2007……我沒用過耶，所以不清楚哦！不好意思啊～
超讚~我愛妳
很高興這篇文章對你有幫助～
這則留言是悄悄話。
這則留言是悄悄話。
感謝你，我會用了唷~
那恭喜你欸～～ 有機會的話，你也教教其他人吧，哈！
.....可以說好懂一點嗎?? 我都看不懂.......
不好意思～～我覺得我已經寫得很淺顯了 如果讓您看不懂 那您要不要搜尋其他網友的文章參考 因為我也沒辦法再改了 （最近很忙，沒力氣花時間在部落格上啦～）
感人肺腑的合併列印阿....>
啊啊～～您說得太嚴重啦 希望真的有幫助到妳，呵呵！
老師想請問你2007EXCEL跟WORD合併列印，我會使用一列一列傳出的合併列印，如果現在我的編號001有5個，002有1個，但是我希望編號001能合併列印到同一頁上，也就是我不希望1-5頁是001的資料，我希望第一頁是001所有資料、第二頁是002所有資料、第三頁是003所有資料，要如何解決?謝謝!
接上則
你好～ 妳的問題讓我有點不清楚也～ 首先，妳要合併列印的資料，是像這篇文章的那樣「獎狀」的樣式 （就是一頁A4的範圍內，只有一筆資料） 還是像地址標那樣的？（一頁A4的範圍裡，有很多筆資料） 如果是標籤的格式，請先看這篇文章，然後再看看要怎麼繼續下去
http://tw.myblog.yahoo.com/edia-0225/article?mid=11181&prev=11223&next=4388&l=f&fid=43">http://tw.myblog.yahoo.com/edia-0225/article?mid=11181&prev=11223&next=4388&l=f&fid=43 最後就是，我不是老師哦！ㄎ～
這則留言是悄悄話。
這則留言是悄悄話。