《Word教學之超方便「目錄製作」》

 

　　上次談了有關用「定位點」製作整齊的目錄（詳970214《Word教學之超整齊「定位點」》）後，有人反應說希望能教「頁碼的連結」。

　　什麼是「頁碼的連結」啊？經詢問後，才知道是指「如果一份文件有標題和目錄，當內文有所增減時，希望目錄也能自動更新，而不必手動去改頁碼」這樣的功能。

　　如果這份文件有幾十頁，甚至幾百頁，只要中間有所變動，目錄也得跟著改。一個不小心有了錯漏，那可真是會抓狂。如果利用了這個功能，不但簡單快速，又不會出槌（Word真是太神奇了呀！）

 

　　其實我不並知道有這種功能（連聽都沒聽過哩！），但是這麼聽下來，覺得這個功能也滿好用、挺神奇的。所以我忍痛花了10點的知識點數去「啞虎知識 + 」問問題。雖然有人回答，但我卻還是無法成功。後來又再上網找，這才終於獲得解答。

　　其實很多人都有提到如何設定，但有些沒有圖片說明，有些又講得較簡略；偏偏他們省略的部份，就是我一直搞不懂的地方。幾經磨難和試驗後，終於讓我給試出來了（標準的現學現賣……）。

　　有鑑於「初學者」「什麼都不懂」的痛苦，所以把步驟寫的非常詳細，希望其他也是第一次使用的人能夠馬上上手哦！

 

　　這次用來教學的範例是擷取《FreeBSD異質系統及網路管理整合應用》這本工具書的目錄。本書作者是我的朋友，已經取得作者的同意（好不容易有篇東西能有作者本人的首肯，真是難得呀！）。在此特別致謝！

 

　　好了，以下便開始進入「自動更新目錄頁碼」的教學了：

 

　　假設有一份文件，裡頭已經有各個章節標題（檔案範例《文件內容》），但還沒製作目錄；而想要產生的目錄長這樣（檔案範例《想做的目錄》）。

 

檔案範例《1_文件內容》

 

檔案範例《2_想做的目錄》

  　　這時千萬不要（也不必）自己先打好目錄，再慢慢補上文字哦！請先這樣做：

Step 1　預留目錄頁

　　先在文件第一頁第一行的第一個字前，按【插入】→【分隔設定】→【分節符號類型】→【自下頁起】（檔案範例《分隔設定》）。

　　這麼做的目的是：在本文的「第1頁」之前先產生「第０頁」，也是要放置「目錄」的地方。而為什麼要選「分節符號」（註1）呢？因為「本文」是有頁碼的，而「目錄」那一頁，自然要和本文做不同的設定。

 

檔案範例《3_分隔設定》

 

Step 2　插入頁碼

　　在第0頁按【插入】→【頁碼】。

　　將『首頁顯示頁碼』的打勾取消掉。

　　再按【格式】→【起始頁碼】輸入「０」（檔案範例《頁碼設定》）。

　　在第１頁頁碼的部份，切記把『同前』（註2）給取消掉（檔案範例《取消同前》）。

 

檔案範例《4_頁碼設定》

 

檔案範例《5_取消同前》

 

Step 3　製作階層

　　回到第1頁，也就是文件本文，按【檢視】→【大綱模式】（檔案範例《大綱模式》）。

　　把標題『第一章　系統環境及應用程式的佈署』反白選取，點選『階層1』

　　『1.1　FreeBSD作業系統快速安裝』反白選取，點選『階層2』

　　「2.1、3.1、3.2」……等，依次選為『階層2』

　　『1.3.1　設定可連線區域tep_wrapper』反白選取，點選『階層3』（檔案範例《製作階層》）。

　　如果還有其他更細項的標題，就依序往階層4、階層5……類推。

檔案範例《6_大綱模式》

 

檔案範例《7_製作階層》

 

Step 4　建立目錄

　　回到第0頁，也就是要放目錄的那一頁，按【插入】→【參照】→【索引及目錄】。

　　再選取『目錄』這個頁籤（檔案範例《索引及目錄》）

　　按下確定後，神奇的事就出現啦～～

　　目錄已經自動建立好囉！

 

　　點一下神奇目錄，會出現灰灰的反白，表示這是系統自動產生，不是我們手動輸入的目錄唷！（檔案範例《目錄產生了》）

檔案範例《8_索引及目錄》

 

檔案範例《9_目錄產生了》

 

Step 5　更新目錄

　　這麼辛苦的做了一大堆工作，為的就是這個步驟啦！

　　如果內文有變動，導致頁碼和原先目錄內容已不符合，這時就要來更新目錄了。

 

　　做法非常簡單，只要把目錄全部選取後，按右鍵的【更新功能變數】，再選《更新整個目錄》（檔案範例《更新功能變數》）。

　　如此，就可以輕輕鬆鬆的達到更新的目的嚕！（檔案範例《頁碼更新了》）。

檔案範例《10_更新功能變數》

檔案範例《11_更新目錄》

檔案範例《12_頁碼更新了》

 

Step 6　追蹤連結

　　這算是個附加的功能。

　　如果想到快速到某個章節，可是它偏偏在七、八十頁的地方，拉捲軸常常不是過頭，就是要慢慢地拉。

　　這時只要在目錄上想去的章節（如：第五章），同時按滑鼠左鍵和Ctrl，就可以直接跳到第五章那裡去了，很方便吧！（檔案範例《追蹤連結》）。


檔案範例《13_追蹤連結》

 

　　以上便是我花了不少時間研究出來的結果，如果有不詳盡之處，也歡迎批評指正。

　　還有，因為我只研究出來上述的功能，如果還要問其他的，我也不會了哦！

 

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註1：
分節符號：為顯示「一節」結束插入的標記。在編排文件時，若需要對「同一檔案」採不同設定（如：頁面方向、邊界……等），便可利用分節符號區分開來。

 

註2：
在編輯頁首頁尾時，如果沒選消「同前」的設定，那下一節的頁碼編碼設定就會跟前一節相同了。

 

 

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