故事 ∞ 開端

《Word教學之超神奇「標籤合併列印」》

這篇很久之前就想寫了，但……因為一直發懶啊，所以就拖啊拖的，真是抱歉啊！（不過說實在的，我也沒對不起什麼人就是了）。

關於合併列印呢，請先看看這篇吧：970202《Word教學之超神奇「合併列印」》。最後有提到「……但是做標籤另有一小處不同的地方，嗯嗯……賣個關子，下次再教囉！」。這裡要說的就是當初所謂「賣關子」的地方囉。

先聲明哦，我這裡分享的是我個人的做法而已。而且我很懶，學了一種夠用，就不再學新的了。若有人想問其他的問題，我會儘量幫忙解答；但如果真的不知道，我也沒辦法啦！

好啦，言歸正傳，回到今日標籤的教學吧！上一篇合併列印說的是指「在一張A4範圍內」的做法，比如說要印獎狀、通知書啊什麼的。那麼，本日要開講的「標籤」是什麼呢？

（我所謂的）標籤就是指在一張A4範圍內，有兩筆以上的資料，比如說是地址啦或小邀請卡之類的。

（請注意：這只是我個胡亂下的解釋而已，因為我不知道正式的名詞該怎麼說。）

現在市面上有款式眾多的自黏電腦標籤紙，這真的是文書作業的好幫手！想想看，如果要寄海報或通知單給200個人，直接印在白紙上的話，印完還要裁切，然後又要用膠水或膠帶貼到信封上……

天哪，光是用想的我就腿軟了。但改用自黏電腦標籤紙，就像是貼紙一樣，撕起來馬上就能用了，不必動刀動剪的，當然也沒有黏呼呼的膠水。但缺點就是──貴啦！要花錢去買。但萬事難有兩頭好，就看大家要花錢還是花時間囉。

從前L媽有一位朋友，因工作需要，得寄通知單給幾百個會員。假設每位會員有「兩筆」資料──即姓名和地址，再假設有300名會員，那就是600筆資料了。通常會先有一個「名單」的檔案，然後再把資料貼到「標籤紙」的檔案上去。600筆資料要「剪下／複製、貼上」，如此一來，就變成1200次的作業啦！

而且事情還沒完噢，貼上之後也許還要做些欄位調整等排版工作。而且我相信，她這樣一筆一筆人工處理，弄到最後一定是頭暈眼花，不斷出錯了。

因為L媽朋友不懂合併列印的妙用，結果做到深夜一、兩點。這真的是～～＠＠

好了，廢話講完了，接著馬上進入標籤合併列印教學吧！

Step0　想要的結果

今天要示範的是地址標籤，大小是「一張A4有16格」（如下圖所示）：

檔案範例《想要的結果》

Step 1　準備名單

我認為這是最重要工作了。名單齊全，萬事OK！

首先請先準備好含有「標題列」的名單一份（檔案範例《名單》）

此範例是要寄到大學學術單位，每個單位會有「學校、單位、地址」等三筆資料哦！

檔案範例《名單》

Step 2　準備標籤空白檔

好啦，其實「空白檔」是我自己慣用的檔名。在合併列印裡似乎叫做「主文件」，但我不想去管～～@@

檔案範例《空白16格》

Step 3　進行合併列印

（以Office 2007為例）

1.郵件 → 啟動合併列印 → 逐步合併列印精靈（檔案範例《列印精靈》）（我習慣用這個啦～）

2.步驟1/6：選取文件類型 → 信件（檔案範例《步驟1》）

（請不要問我「信封」或「標籤」幹嘛用的？因為我從來沒用過～ ><）

3.步驟2/6：選取開始文件 → 目前使用文件（檔案範例《步驟2》）

4.步驟3/6：選擇收件者 → 瀏覽 → 選擇《名單》這個檔案

（檔案範例《步驟3》、《選取資料來源》）

檔案範例《列印精靈》

檔案範例《步驟1》

檔案範例《步驟2》

檔案範例《步驟3》

檔案範例《選取資料來源》

*《合併列印收件者》這個檔案顯示的內容，我從來沒去變動過。因為我會先確定好「名單」這個檔案的內容都是要用的，所以我不會在這裡去篩選資料。

檔案範例《合併列印收件者》

5.步驟4/6：寫信 → 插入合併欄位（檔案範例《步驟4-1》）

這兒會主動顯示《名單》檔案內「地址、學校、單位」等三筆欄料

請在需要的位置一一插入

建議在最後面加個「收」字，哈哈！（檔案範例《步驟4-2》）

檔案範例《步驟4-1》

檔案範例《步驟4-2》

檔案範例《看到鬼！》

為什麼為什麼為什麼呢？

這正是許多人做標籤合併列印失敗的地方！（想當初我也是這樣啦～～嗚！）

請不要傷心也不要驚惶，讓我們再回到「步驟4/6」修正唄！

7.再一次步驟4/6：請在每格「最後一筆」資料「後面」加入功能變數（本範例為「收」字的後面）

【規則】 → 功能變數「Next Record」（檔案範例《步驟4之功能變數》、《插入功能變數》）

　（什麼是功能變數呢？我完全不知啊～有興趣的人可以研究研究後再和我分享～）

檔案範例《步驟4之功能變數》

檔案範例《插入功能變數》

8.預覽結果 → 已經OK啦！放鞭炮慶祝唄！！（檔案範例《預覽結果》）

9.這也很重要的──存檔啊！（其實這個也還好，因為有需要時隨時重做也很快的）

完成與合併 → 編輯個別信件 → 合併到新文件→ 選「全部」

（檔案範例《存檔1》、《存檔2》）

檔案範例《預覽結果》

檔案範例《存檔1》

檔案範例《存檔2》

所有的步驟應該很簡單易瞭吧！但依據我的多年來使用的經驗，還有一些小眉角可提供參考，請見下篇唄～