《Word教學之超神奇「合併列印」》
什麼是「合併列印」呢？
這是個非常好用的功能，如果會使用的話，就能事半功一百倍；若不懂它妙處的人，就只能把資料一個個辛苦的「複製、貼上」，會做到死耶！
舉例如下：
假設要製作「證書」一百份。通常我們會有一份「名單」，裡面記載了領證者的資料，如姓名、證書字號……等等；另還需要一個「證書格式」的檔案。
如果不懂合併列印的人，只能把姓名啦、證書字號啦等資料，逐筆「剪下、貼上」到證書格式的檔案裡。
而且一張證書通常不止一筆資料，可能要弄個五、六次。也就是說一百張證書要「剪下、貼上」五、六百次哦！算一算這要花多少時間啊！
但使用合併列印的話，只要一分鐘不到就可以完成了呢！
（神奇了吧！想學嗎？呵呵呵……答案明天再揭曉啦！）
而我又是為什麼開始使用「合併列印」的呢？
話說我到學校工作約半年後，遇上了「招生考試」作業。這時教務處要我們各單位自行製作給考生的第二階段「通知單」。每張通知單上都有「准考證號、考生姓名和流水號」（流水號是我們自己編的，方便作業）這三筆資料，要寄發的考生有一百多位。
如果我用「剪下、貼上」的方法，就要做三百多次，可是教務處叫我們隔天就要交寄。通知單做好還要列印出來、蓋章、裝信封。嗚嗚嗚……我會死啦！
中午回家前，我想到曾經在家裡某本「Word」教學的書上看過「合併列印」的功能，好像就是用在這上面的。可是我以前從來沒有需要，所以也沒去理會它，這下子非得弄懂不可啦！於是趁著中午回家吃飯把那本書找出來，下午到辦公室時就開始研究如何操作了。
這時S老師看到了，便叫我「不要在那邊弄這些有的沒的，還是用老方法『剪下、貼上』吧」……
可能他認為與其花時間去研究一個沒用過的功能，或許還研究不出來；倒不如趕快用傳統方法做一做比較實際。
我才不要咧！一百多份資料耶！而且我不信我研究不出來。
後來我試了幾次，終於讓我搞懂怎麼用了。那天也很順利的把通知單做完，而且自此後我受用無窮哩！
之後如遇學生要做證書、通知單什麼的，我都很熱心的教他們。後來一位學生也想學，但她是用Office2003，我是用Office2000（現在也還是這樣，就是個人習慣囉！我很懶得改變的……），我也答應會研究一下Office2003如何操作再教她（2003和2000略有不同）。後來她都畢業了，我還是「沒空」去研究。
但不知為什麼，這件事一直記在心上，總覺得好像欠了人家什麼的。雖然可能她本人都不記得了，但我還是記得哩！如今藉著部落格把這個「合併列印」的秘訣大公開啦！
操作步驟如下：
一、先設定好一份「空白文件」的樣式（檔案範例《主文件》）
要插入資料的部分，不必預留空格
檔案範例《主文件》
範例中，假設要在「橘色」的部份做資料的替換（完整版證書如《想合併的結果》）
檔案範例《想合併的結果》
二、製作需要套用欄位的「名單」（檔案範例《名單》）
請注意：名單需用「表格」方式，而且一定要有「標題列」（姓名、班級那類的）
檔案範例《名單》
三、操作步驟：
1.工具→信件與郵件→合併列印
2.步驟1/6：選取文件類型→信件（檔案範例《步驟1_選取文件類型》）
3.步驟2/6：選取開始文件→目前使用文件
4.步驟3/6：選擇收件者→使用現有清單→瀏覽→選擇《名單》這個檔案
（檔案範例《步驟3_選擇收件者》）
5.步驟4/6：寫信→其他項目（這裡稍複雜一點點而已啦！）
插入合併欄位→資料庫欄位
在需要合併「證號、姓名、班級」處一一插入（檔案範例《步驟4_寫信之插入欄位》）
比較麻煩的是要「一項一項」插入，不過應該也還好
註：若名單是Excel檔也可以
6.步驟5/6：預覽信件。基本上可跳過不理，但可以先看看結果囉！
（檔案範例《步驟5_預覽信件》）
7.步驟6/6：完成合併→編輯個別信件→合併到新文件→選「全部」
8.記得存檔啊！（合併出來結果的檔名會預設為《信件1.doc》））
9.恭喜自己合併成功啦！（檔案範例《合併結果》，這是其中的兩頁）
檔案範例《步驟1_選取文件類型》
檔案範例《步驟3_選擇收件者》
檔案範例《步驟4_寫信之插入欄位》
檔案範例《步驟5_預覽信件》
檔案範例《合併結果》
四、如果不滿意合併的結果，沒關係，馬上放棄「信件1」這個檔案，再重做一次就好啦！
五、注意看哦：
在步驟4/6裡插入的欄位，會出現<<姓名>>這樣有『< >』灰色的文字（點下去才會出現灰灰的），那是系統產生的，而不是我們自己打出來的唷！（參考圖片《灰灰》）
如果有特殊需求（如：字體加粗、套顏色、改字型……等），可以趁這個時候在這邊先做設定。
為求辨識，先改為「橘色、36點、娃娃體」（參考圖片《特殊設定_辨識用》）
神奇的合併結果啦……哈哈！（參考圖片《特殊設定_辨識用之合結果》）
檔案範例《灰灰》
檔案範例《特殊設定_辨識用》
檔案範例《特殊設定_辨識用之合結果》
當然囉！聰明的人馬上就可以聯想到，如果要製作寄信時用的「地址標籤」，也可以用合併列印哦！
但是做標籤另有一小處不同的地方，嗯嗯……賣個關子，下次再教囉！
如果到這裡了，還是不懂「合併列印」要怎麼操作，那麼……
建議你多看三四五六七八次，也再操作個三四五六七八次，就能上手啦！不然就……
自己慢慢剪下、貼上……認命吧！
註：
版權所有，轉載必究！
不過如果覺得合併列印很實用，就請幫忙推廣囉！
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