最近工作上發生了幾件「小事」,不知道大家是怎麼想的,但我暗暗猜測,也許對方覺得我很機車也說不定。

嗯,先來說說今天下午發生的那件吧。

今天中午我們A單位邀了一位校外的○老師來演講,下午兩點○老師剛講完,負責接待的C老師也才現身在辦公室中──當我看到C老師出現時,就知道演講已經結束了,正想過去收拾東西時,電話就響了。原來是「上面」大老闆的助理X打來的。

 

X:請問你們今天是否有邀一位○老師來演講?

我:是啊。

X:大老闆說請○老師上來,這裡還有一個人,他們想和○老師聊聊……

我:那位是誰呢?(簡直太莫名了吧這是……)

X:就是□□歌劇的負責人。

(□□歌劇我知道,但所謂的「負責人」有好幾位耶!甚至「大老闆」也可以稱之為負責人。)

我:請問那位負責人是誰?

X:呃……

(感覺她一整個搞不清楚狀況。)

我:因為這樣沒名沒姓的,我很難向○老師解釋耶!

(其實我想說的是,這也未免太沒頭沒腦了吧。)

X:我問一下哦。

 

所以我說,她根本搞不清楚狀況,也沒冤枉了她呀!接著就聽到她問旁邊的人,那位「□□歌劇負責人」的名字,旁邊人講一個字,她就趕緊對我說。

「嗯,就是林□□。雙木林……」

不是我要擺姿態或刁難X,實在是說,請各位想一想,如果今天我跟你說「有一個人要找你,然後請你到五樓大老闆辦公室去……」。你會不會反問我「那個人是誰呀?」,要是這時我說「我不知道耶!」,你會不會覺得很莫名其妙呢?雖然大老闆召喚總是不得不去,但我個人認為這真的很詭異。如果不知道要聊什麼事,可能也就罷了,但若連是誰找去的也答不出來,這就太@@了吧。

我知道這位X是剛過去的,但她最少也到職將近一個月了吧。大老闆辦公室的助理(包括□□歌劇負責人林□□)總共也才四位而已吧,要記住一個人(尤其林□□是同事,不是送外賣的小弟耶!)的名字,有那麼難嗎?

我真的覺得這個X啊,會不會太混啦?

好吧,也許X會覺得我很機車吧。但我認為這不僅是電話禮節,也是很基本的職場常識吧(我一直強調是「我認為」而已唷!)

 

還有就是,也這我是個很注重一些……有的沒的的人吧。比如說我很愛畫表格,我認為用表格表來做統計是最方便,也最一目瞭然的了。但我經常收到學校方面的通知──比如說大老闆的另一位助理Y──要我們協助調查,但對方僅在 Email裡寫了一、兩行字,既無截止日期,也無詳細說明。我認為這對於要做彙整工作的Y來說,不啻是自找麻煩。

敘述的有點不清楚,請看下面這封Y寫的信的範例吧:

 

大家好:

又要麻煩各位了,

依據○○會議討論結果

將訂於63018:00

**會館

辦理期末聚餐

請各位協助通知各單位老師

並統計出席名單〈含專任教師及助理人員〉

感謝

 

看吧,我認為最重要的截止日期呢?──沒有!如果是我來寫,一定會用粗體字(甚至加網底)強調:請於6XX點前回覆。否則大家一不小心拖拉下去,到時會變成Y得自己一個單位一個單位打電話去問JJ嗎?請問A單位有人要去630日的期末聚餐嗎?哦,有C老師和F老師兩位啊……那妳不去嗎?),這是何必苦呢?

再來就是──表格的設計啦!要是我來做的話,我會畫一個這樣的表格:

 單位:******

流水號

姓名

職稱

備註

1

C

教師

因當天需上課,18:30才會到

2

F

教師

攜伴(一人)參加

3

LJJ

行政助理

 

4

 

 

 

5

 

 

 

人數總計: 4 

 

 

以上表格,在備註方面一清二楚,相信看了都沒問題吧!辦了無數次的聚餐,我認為「親朋好友」真的是個令人頭很痛的問題。我們也不是說不歡迎帶家屬來,但牽涉到計算人數、訂位的問題,真的需要比較明確的數字才好辦事呀!好比今天中午的演講,○師母和另一位師母大駕光臨,但事前並沒有人跟我說師母會來,「幸好」有學生臨時沒來,否則便當就不夠發了(到時候又是我們工人員倒楣得餓肚子啦,嗚!)

之前我曾向Y建議過,那次他有採用,但後來他又繼續寫著不清不楚的通知了。而我呢,說過一、兩次也不好意思再提了,只能自己多注意啦!我也不是說Y不好,只是覺得有些事在事前先規劃一下,對事後的統整較有幫助吧。

 

或許因為我是個笨人,所以需要這樣吧。欸!

 

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